Individuelle Beratung

Ganz nach Ihren Bedürfnissen.

Sie planen die Einführung eines Qualitäts­manage­ment-Systems?

Guter Rat muss hierbei nicht teuer sein und zahlt sich später aus.

Ein Qualitäts­management-System (QM-System) einzuführen ist ein komplexes Projekt, das in der Regel etwa ein Jahr in Anspruch nimmt.

Diese Frage lässt sich nicht pauschal beantworten und ist davon abhängig, wie intensiv das Unternehmen den Einführungsprozess vorantreibt. Ein Jahr ist ein realistischer Zeitraum – wenig komplexe Unternehmen benötigen weniger Zeit.

Zu den Kosten zählen auch die Zeit der Mitarbeiter oder – bei Bedarf – externe Berater. Wenn eine Zertifizierung angestrebt wird, fallen zusätzlich Kosten für das externe Audit der Zertifizierungsgesellschaft an. Diese richten sich wesentlich nach der Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen. Hierzu sollte sich das Projektteam entsprechende Angebote unterbreiten lassen.

Neben den Kosten entstehen positive Rückflüsse – z. B. durch weniger Fehler und Reklamationen, eine höhere Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, schlankere Prozesse und ein besseres Unternehmensimage.

  1. Ist die Entscheidung für ein Qualitäts­management­system gefallen, gilt zunächst, die Mitarbeiter des Unternehmens darüber zu informieren. Hierbei sollte sich die Geschäfts­leitung der Sache offen verpflichten
  2. Nach der klaren Zieldefinition für das QM-System und der Selbst­ver­pflichtung der Geschäftsführung wird meist ein Projektteam berufen. Dies besteht aus mindestens einem Mitglied, das über die notwendige Normkenntnis verfügt. Falls diese Expertise nicht vorhanden ist, sollte das Unternehmen vorab Mitarbeiter qualifizieren oder sich um externe Unterstützung bemühen. Dies kann viel Geld sparen.
  3. Der Zeitplan muss in Eckpunkten bestimmt werden. In der Regel nimmt die Einführung eines QM-Systems ein Jahr in Anspruch.
  4. Je nach Projekjt­laufzeit kann es ratsam sein eine Zertifizierungs­gesellschaft und einen Auditor frühzeitig auszuwählen. Der Vorlauf für einen Audittermin ist meist viele Monate.
  5. Die Geschäfts­führung – unterstützt durch das Projektteam – muss den Projektverlauf überwachen, Mitarbeiter informieren, sie einbinden und motivieren. Dies ist für den Aufbau des QM-Systems besonders wichtig, da die Mitarbeiter an der Beschreibung der Prozesse und der Dokumentation unbedingt mitwirken sollten.
  6. Die Aufnahme der Prozesse im Unternehmen, deren Analyse und Abstimmung erfolgt im Projektverlauf. Dies ist ein iterativer Prozess, der meist Monate in Anspruch nimmt.
  7. Der Projektleiter muss sicherstellen, dass das QM-System alle Anforderungen der Norm sinnvoll und angemessen abbildet. Da ISO 9001:2015 sehr allgemein gehalten ist (generisch), gilt es, stets eine individuelle Lösung für das Unternehmen aufzuzeigen.
  8. Wenn das QM-System aufgebaut ist, erfolgt die Durchführung des internen Audits. Dieser muss das komplette System erfassen und bildet u. a. einen wichtigen Input für das Management-Review/die Management­bewertung.
  9. Das Management-Review ist dann meist der vorläufige Schlusspunkt des Projekts. Hier muss die oberste Leitung (meist die Geschäftsführung) das komplette QM-System formal bewerten und entsprechende Maßnahmen definieren. Die Management­bewertung sollte kontinuierlich erfolgen.
  10. Nach der erfolgreichen Einführung des Qualitäts­management-Systems wird es kontinuierlich verbessert. Qualitäts­management ist somit niemals zu Ende.

Ein Auditor hat prinzipiell drei Möglichkeiten eine Konformität bzw. Nichtkonformität festzustellen:

  1. Dokumentierte Informationen
  2. Beobachtung
  3. Gespräch

Eine Nichtkonformität ist immer als eine Abweichung zwischen SOLL (Forderung der DIN EN ISO 9001:2015) und IST (was der Auditor vorfindet) zu verstehen.

Folgende Auflistung gibt Ihnen einen Gesamtüberblick der in der DIN EN ISO 9001:2015 geforderten „Dokumentierten Informationen“. Die Normenabschnitte finden Sie in den Klammern genannt:

Hinsichtlich der Dokumentierten Informationen sollten im Unternehmen etwiage Beobachtungen und Gespräche mit den Mitarbeitern keinen Inkonsistenzen aufzeigen. Sprich, was im Unternehmen gelebt wird sollte den Dokumentierten Informationen entsprechen.

Der Aufbau des QM-Systems ist von einigen kritischen Erfolgsfaktoren abhängig:

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